Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT

Kinh nghiệm làm kế toán thuế cho các bạn mới đi làm
I. Những điều cần chú ý khi mới đi làm:

kinh nghiệm làm kế toán thuế
- Ngày đầu tiên đi làm các bạn cần đi làm đúng giờ, nên chú ý đến ăn mặc 1 chút, không nên mặc áo phông, màu sắc sặc sỡ…
- Tìm hiểu về các phòng ban có liên quan đến công việc kế toán của mình.
- Tìm hiểu về mọi người trong phòng kế toán và cố gắng tạo ấn tượng tốt, dù không thích những cũng không nên để lộ ra ngoài…
- Tìm hiểu về nội quy công ty
- Cố gắng xin tờ giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty (Đây là điều quan trọng nhất)
Dựa vào đó các bạn biết được: Số Đăng ký kinh doanh và ngày đăng ký kinh doanh. Mã số thuế, tên chính xác của Công ty, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, Vốn điều lệ để nộp thuế môn bài, người chịu trách nhiệm (Giám đốc là ai) …

II. Những công việc cần làm:

1. Khi vào làm tại DN mới thành lập:

- Khi đã nhận được GP DKKD từ Nhà quản lý, bạn kiểm tra về ngày thành lập DN, kiểm tra về việc DN đã lập tờ khai Thuế Môn bài và nộp thuế Môn bài theo quy định hay chưa. Nếu chưa bạn phải là người làm công việc đó.
Chi tiết bạn có thể xem thêm: Hướng dẫn cách kê khai thuế môn bài

- Thu thập toàn bộ các chứng từ về phí, lệ phí mà Nhà quản lý đã chi trả cho việc làm đăng ký kinh doanh
- Xác định xem DN thuộc đối tượng kê khai thuế khấu trừ hay trực tiếp.
Bạn nên xem thêm: Hướng dẫn cách kê khai thuế giá trị gia tăng

- Lựa chọn chế độ kế toán: Hiện nay có 2 là: Quyết định 48/2006 QD-BTC và Quyết định 15/2006 QD-BTC.
   Căn cứ vào Quy mô hoạt động của DN và số vốn điều lệ ghi trên GP DKKD các bạn nên lựa chọn QĐ nào cho phù hợp: QD 48/2006 QD-BTC thường áp dụng cho những DN có quy mô vừa và nhỏ. QD 15/2006 QD-BTC thường áp dụng cho những DN lớn.
Lưu ý: Phải gửi Công văn lên cơ quan Thuế.

- Lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ. (Thông thường chúng ta chọn hình thức Nhật ký chung).

- Xây dựng nội quy cho Công ty. TH các bạn không xây dựng nội quy cho công ty bị phạt 30trd.

- Xây dựng thang bảng lương để nộp cho Sở Lao động thương binh xã hội. Nếu các bạn không xây dựng thang bảng lương: khi Cơ quan Thuế xuống quyết toán, họ sẽ xuất toán tất cả những chi phí liên quan đến tiền lương của DN.
Chi tiết các bạn xem thêm: Cách xây dựng thang bảng lương

- Làm Hợp đồng lao động cho bản thân và cho những nhân viên khác trong DN. Bản thân các bạn làm kế toán, để các CTKT có chữ ký của các bạn là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì các bạn phải thực hiện Hợp đồng lao động.
- Khi đã ký hợp đồng lao động với nhân viên DN phải đóng bảo hiểm cho nhân viên.
Chi tiết các bạn xem thêm: Thủ tục đăng ký tham bảo hiểm xã hội lần đầu

- Lựa chọn các phương pháp phục vụ cho việc hạch toán kế toán:
+ Phương pháp tính khấu hao TSCD:
            Khấu hao theo đường thẳng
            Khấu hao theo số lượng, sản lượng sản phẩm hoàn thành
            Khấu hao theo số dư giảm dần
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
            Theo phương pháp kê khai thường xuyên
            Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho – Tính giá xuất kho
            NX - XT
            NS – XT
            Bình quân gia quyền
            Bình quân liên hoàn
            Thực tế đích danh

- Mở Tài khoản của DN tại Ngân hàng: thực hiện giao dịch của DN cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúng ta nên lựa chọn những ngân hàng có địa điểm giao dịch gần với vị trí của DN để thuận tiện cho việc giao dịch sau này.
Hồ sơ về thủ tục mở Tài khoản ngân hàng cho Doanh Nghiệp:
+ Giấy phép DKKD
+ CMT của Người đại diện theo Pháp luật.
+ CMT của người thực hiện đi mở TKNH
Lưu ý: Khi mở TK Ngân hàng buộc DN phải có chữ ký của Kế toán trưởng

- Làm thủ tục đặt in Hoá đơn GTGT (Các bạn liên hệ với nhà in họ sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn)
Lưu ý: Trước khi xuất hóa đơn GTGT các bạn phải  làm thủ tục thông báo phát hành
Bạn có thể xem thêm: Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

- Khi xuất hóa đơn GTGT các bạn cần chú ý 1 số vấn đề sau:
  + Viết chính xác tên Công ty, địa chỉ, MST theo giấy phép ĐKKD, có thể viết tắt: Quận thành Q, Phường thành P… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.
   + Chỉ xuất những nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ứng với những ngành nghề đã đăng ký trên GP DKKD
  + Người đại diện pháp luật: chính là người được quyền ký lên các CTKT. Trường hợp Người đại diện này đi vắng cần phải Uỷ quyền bằng văn bản về người được uỷ quyền. Tuy nhiên người được uỷ quyền này không được uỷ quyền cho người thứ 3.
Chi tiết các bạn xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

2. Khi vào làm tại DN đã và đang hoạt động:

 a. Trường hợp DN thay thế Nhân sự:

- Các bạn cần xác định được tâm lý khi vào DN để thay thế nhân sự. Chúng ta cần phân loại nhân sự thay thế theo hướng tích cực hay tiêu cực:
- Tích cực: Nghỉ để phù hợp với việc chuyển nhà hay sinh đẻ, hay do 1 số những lý do liên quan đến cuộc sống của đối tượng nghỉ việc
- Tiêu cực: Nghỉ do bị đuổi hay do không đáp ứng được công việc, hay áp lực công việc quá lớn.
Việc này là quá sức với các bạn, công việc khó khăn mà bạn phải thực hiện: không chỉ là làm tiếp các công việc mà còn phải sửa sai những tồn đọng do kế toán trước nghỉ việc để lại. Điều  này đòi hỏi kỹ năng công việc kế toán của các bạn.

- Chủ động đặt lịch hẹn với Kế toán cũ: Mục đích thực hiện bàn giao công việc, cố gắng xây dựng tình huống hỏi kế toán cũ trường hợp hay mắc phải sai sót khi tiến hành hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và cách kinh nghiệm sửa chữa những sai sót đó,… Cố gắng xin liên lạc với kế toán cũ ở nhiều hình thức: qua điện thoại, email,….

- Bàn giao về sổ sách kế toán:
            + Hoá đơn CTKT
            + Các Báo cáo thuế và Báo cáo Tài chính
            + Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng Lao động
            + Các giấy tờ liên quan khác
- Kiểm tra:
+ Đối với các Hoá đơn Đầu ra: để kiểm tra cần kiểm tra trên
            Thông Báo phát hành hoá đơn: Ký hiệu, tổng số Hoá đơn thông báo phát hành
            Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn.

+ Đối với các Hoá đơn Đầu vào: kiểm tra cùng với tờ khai thuế hàng tháng.
Thông thường trên bảng kê mua vào của kỳ kê khai có bao nhiêu dòng thì kê khai đó có bấy nhiêu Hoá đơn GTGT đầu vào: các bạn phải ktra về số hiệu, số Hoá đơn và giá trị ghi trên các Hoá đơn.
Tuy nhiên việc kiểm tra phải hợp lý với thời gian thực hiện bàn giao. Vì vậy các bạn phải sắp xếp sao cho hợp lý, tránh TH hết thời gian bàn giao mà không có được kết quả,…
Khi thực hiện lập Biên bản bàn giao các bạn cần có đầy đủ các bên xác nhận:
            + Bên bàn giao
            + Bên nhận bàn giao
            + Người thứ 3: bên chứng kiến

Lưu ý khi ghi nội dung của Biên bản bàn giao: việc các bạn kiểm tra về sổ sách kế toán chắc chắn đến đâu thì trên biên bản thể hiện rõ như vậy. Trường hợp chưa kiểm tra được tính chính xác của Hoá đơn CTKT thì trên Biên bản bàn giao phải ghi rõ ràng là chưa xác định tính chính xác của các Hoá đơn CTKT.

Nhưng: cần phải kiểm tra mang tính sắc xuất của một số Hoá đơn CTKT từ đó đưa ra mức độ sai phạm. Trường hợp xảy ra sai sót với các Hoá đơn CTKT các bạn cần ghi lại những hoá đơn CTKT đó đồng thời trình lên nhà quản lý.( Lưu ý trước khi trình lên các bạn cần có những phương án để giải quyết cho các đối tượng sai sót đó)
 Viết sai hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) xử lý như thế nào? Đây là lỗi mà kế toán thường xuyên gặp phải và rất lung túng trong việc xử lý. Bài viết này Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26

viết sai hóa đơn giá trị gia tăng
- Nói về vấn đề viết sai hóa đơn GTGT thì có rất nhiều trường hợp như: Viết sai tên công ty, viết sai tên người mua hàng, viế sai địa chỉ, viết sai mã số thuế, viết sai ngày tháng, viết sai tên hàng hóa, dịch vụ, viết sai đơn vị tính, viết sai số lượng, viết sai đơn giá, viết sai số tiền, viết sai thuế suất…

Cách xử lý các trường hợp khi viết sai hóa đơn GTGT cụ thể:
Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính: Quy định xử lý đối với hoá đơn đã lập:

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống:
Cách xử lý:
- Các bạn chỉ cần gạch chéo các liên.
Chú ý: Phải lưu giữ số hóa đơn lập sai (không sé khỏi cuống).

2. Trường hợp hoá đơn viết sai đã xé nhưng chưa kê khai:
Cách xử lý:
- Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
          + Biên bản thu hồi hóa đơn phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của 2 bên, ghi rõ lý do thu hồi.
Mẫu các bạn có thể tải về tại đây: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn
- Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn đã lập sai đó.
- Xuất lại Hoá đơn mới (đúng). Hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế.

3. Trường hợp phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

a. Trường hợp hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền thuế:
Các lỗi sai như:
- Viết sai ngày tháng, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản...
Cách xử lý:
- Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai.
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót:
     + Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Nội dung điều chỉnh của hoá đơn số…, ký hiệu…

Cách kê khai: Kê khai hoá đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại.
- Bên bán: kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT.
- Bên mua: kê khai vào bảng kê mua vào PL 01-2/GTGT.
Chú ý: Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế GTGT ghi bằng "0"

Chú ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC):
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

Chi tiết xem tại đây: Xử lý hóa đơn viêt sai địa chỉ, tên người mua hàng

b. Trường hợp hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến tiền thuế:
Các lỗi sai như:
- Sai đơn vị, đơn giá, thuế suất, tổng tiền ....
Cách xử lý:
- Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai.
- Người bán Lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
          + Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Cách kê khai: Kê khai hoá đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại.
- Bên bán: kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT.
- Bên mua: kê khai vào bảng kê mua vào PL 01-2/GTGT.

Chú ý: Đối với những hoá đơn điều chỉnh giảm (Tức là phải kê khai giảm số tiền), thì:
- Người bán: Trên bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT: Kê khai âm (-) vào Chỉ tiêu [9]: Doanh thu”, còn cột “Thuế GTGT” sẽ tự động cập nhật
- Người mua: Không được kê khai âm vào PL 01-2 của kỳ hiện tại (Vì trên phần mềm HTKK không cho kê khai âm). Nên các bạn phải: Vào tờ khai của tháng, quý có hoá đơn sai để vào "Tờ khai bổ sung, điều chỉnh" kê khai điều chỉnh giảm.

Chi tiết xem tại đây: Xử lý hoá đơn viết sai số tiền bằng chữ


Công ty kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công. Để hiểu rõ hơn và biết cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn GTGT cũng như kê khai thuế, các bạn có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán thuế trên phần mềm HTKK bằng hóa đơn thực tế

b. Trường hợp DN bổ sung nhân sự:

- Có thể làm các công việc độc lập song song hoặc phụ giúp cho người kế toán cũ. Trường hợp này sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho các bạn. Bởi các bạn luôn có điểm tựa từ người kế toán cũ để học hỏi cũng như có người cho các bạn định hướng những công việc mà các bạn sẽ thực hiện khi làm tại DN.

- Tuy nhiên không phải lúc nào các bạn cũng đặt ra câu hỏi với họ, hãy tìm hiểu và tự trả lời cho những thắc mắc nghi vấn, trường hợp thật khó thì hãy đưa ra câu hỏi với họ.

Ngoài những kinh nghiệm làm kế toán thuế thực tế ở trên các bạn cũng cần phải biết rõ công việc của người kế toán thuế, chi tiết các bạn xem thêm: Công việc của nhân viên kế toán thuế